Blog
Zvanično je ukinut pečat
Vlada Srbije usvojila je predlog Zakona o privrednim društvima kojima se ukida obavezna upotreba pečata u poslovanju.
To praktično znači da je dokumentacija validna bez overe pečatom i ukoliko ima elektronski potpis ili drugu identifikacionu oznaku (ime i prezime, potpis, faksimil i sl.).
Cilj ovog postupka je da se poslovanje privrede olakša, kao i to da digitalizacija počne da živi i u našoj zemlji. Iako mnogima deluje zastrašujuće, pa čak i nepotrebno uvođenje ovakvih mera, elektronsko poslovanje se već dugi niz godina koristi u svim razvijenim zemljama, a opstanak elektronskog poslovanja i njegovog daljeg razvoja pokazuje svakodnevne prednosti u kompanijama koje su sprovele digitalizaciju.
Papirne fakture odlaze u istoriju
Štampanje faktura, kao i ostale dokumentacije više nije potrebno, obzirom da se validiranje dokumentacije (potvrđivanje njene ispravnosti) takođe obavlja elektronski. Razmena dokumenata više ne podrazumeva štampanje i slanje poštom ili lično dostavljanje, već se dokument koji se nalazi u sistemu šalje elektronskim putem kroz sistem (u okviru programa, ako je u pitanju interno slanje dokumentacije tj. u okviru firme) ili putem e-mail pošte (ukoliko se dokument šalje izvan preduzeća).
Štampani dokument overen pečatom nije original, već kopija
Dokumentacija koja je izvorno nastala u elektronskom obliku ili je prevedena u elektronski dokument procesom digitalizacije, smatra se originalom, dok se tako odštampani dokument, overen pečatom, smatra kopijom. Dakle, elektronski dokument je apsolutno validan bez pečata i slanja poštom.
Čuvanje elektronske dokumentacije
Dokumentacija se procesom digitalizacije pretvara iz paprnog u elektronski oblik i kao takva, čuva se u elektronskoj arhivi. Tako sačuvana dokumentacija omogućava:
- Brzo i lako pretraživanje
- Svi podaci su u jednom sistemu tj. na jednom mestu
- Svi sektori preduzeća su povezani na način koji im omogućava razmenu elektronske dokumentacije, zatim validaciju i potpisivanje
- Sve izmene dokumenata i podataka su vidljive i to sa naznakom subjekta koji je izvršio izmene, kao i datuma i tačnog vremena izmena
- Dokumentacija i podaci se ne mogu obrisati, čuvaju se trajno (samo administrator ima potpunu kontrolu nad dokumentom)
Koliko je bezbedna elektronska arhiva?
Dokumentacija koja se čuva u elektronskoj arhivi je u potpunosti bezbedna. Ne postoji opasnost od gubitka dokumentacije usled raznih unutrašnjih i spoljašnjih faktora. Dokumentacija se čuva na serverima, tako da čak i u slučaju požara, poplava i ostalih nepogoda, svi podaci se vrlo brzo mogu vratiti i poslovanje se može nastaviti neometano.
Kako Vam možemo pomoći?
Više od 15 godina iskustva
EDOPS je jedna od prvih kompanija koja je još 2005. godine napravila programsko rešenje za elektronsku arhivu i uopšte započela proces digitalizacije. Kroz godine rada, program se razvijao shodno potrebama korisnika i time je prošao kroz nekoliko verzija. Prošlog meseca napravljena je najnovija verzija EDOPS Dokument Office-a koja ima za cilj da u potpunosti odgovori svim novonastalim potrebama korisnika.
Obuka svih korisnika
Kako bi iskoristili sve prednosti koje sa sobom nosi digitalizacija, neophodno je da poznajemo program, njegove funkcionalnosti, kao i rad sa elektronskom dokumentacijom. EDOPS tim pruža obuku svih korisnika i to u kancelarijama firme, pisanim sadržajem i video materijalima. Edukacija je ključ napredka.
Profesionalna tehnička podrška 24h
EDOPS tim je uvek spreman da pruži tehničku podršku u radu preduzeća i to 24h. Ovo je veoma značajno za preduzeća koja imaju noćne smene, jer se time obezbeđuje neprekidan rad bez tehničkih problema.
