Primena DMS sistema ne zavisi od veličine nekog preduzeća ili organizacije, već od složenosti poslovnih procesa i količine papirne dokumentacije kojom preduzeće svakodnevno upravlja. Advokatske kancelarije svakodnevno upravljaju velikim brojem dokumenata i za njih je DMS sistem od velikog značaja, iako se ne smatraju velikim preduzećima.


Kako praktično funkcioniše DMS sistem?

Kada dokument stigne u preduzeće (npr. faktura), zaposleni prima dokument i šalje ga na validaciju licima koja su odgovorna za taj segment poslovanja. Nakon što dokument fizički prođe kroz sve potrebne sektore i bude odobren od strane odgovornih lica, salje se u računovodstvo radi knjiženja. Fizički proces kretanja dokumenta kroz preduzeće nosi sa sobom brojne rizike, kao što je gubitak dokumenta, neovlašćeni uvid u dokument, ostećenja papira i brojne druge rizike koji se mogu negativno odraziti na poslovanje preduzeća. DMS sistem sprečava nastanak takvih problema, jer je dokument u elektronskom obliku, što olakšava i ubrzava proces razmene i istovremeno štedi novac preduzeću, jer se gubi potreba dodatnog štampanja dokumentacije i fizičkog skladištenja iste.